Dito che indica scritta GDPR dentro bandiera dell'Unione Europea

GDPR: COSA FARE PER METTERSI IN REGOLA, 10 CONSIGLI PER EVITARE MULTE

Il GDPR è oramai diventato efficace dal 2018 ma ancora oggi molte aziende non si sono adeguate rischiando di incappare nelle cospicue sanzioni (fino a 20mln o fino al 4% di fatturato di gruppo annuo).

Proprio per questo motivo abbiamo realizzato questo articolo, fornendoti 10 fondamentali consigli per cominciare ad avvicinarti al GDPR e capire cosa fare per mettersi in regola, per iniziare il tuo percorso di compliance mettendoti al riparo da multe e sanzioni.

1. GDPR: ESSERE CONSAPEVOLI

Conoscere il GDPR, come funziona e capire le novità da esso introdotte sono senz’altro elementi essenziali per intraprendere nel migliore dei modi il complesso processo di adeguamento.

Capire come e in che misura la normativa influisca sulla tua impresa per costruire in tal senso una strategia ragionata e efficace.

Come farlo? Puoi formarti studiando, facendo corsi di formazione o parlando con un esperto di settore.

2. GDPR: APPROCCIO IMPRENDITORIALE

È fondamentale sviluppare una mentalità d’impresa che ti permetta di concepire le misure di adeguamento al GDPR per la protezione dei dati personali soprattutto come un vantaggio competitivo e non come un ostacolo alla serena continuazione della tua carriera imprenditoriale.

Investimento e aumenti nel budget sono le parole chiave con riscontro misurabile in responsabilizzazione, crescita, organizzazione e reputazione.

Quanto devi spendere? Non esiste una cifra fissa, ma dovrai valutarlo in base al rischio che la privacy ha nella tua azienda.

3. GDPR: AFFIDARSI A PROFFESSIONISTI DEL SETTORE

Per il bene della tua impresa è indispensabile fare affidamento a specialisti del settore, nello specifico la figura del consulente legale risulta cruciale nel processo di compliance; il suo compito sarà quello di affiancare la tua azienda e prepararla a fronteggiare il cambiamento previsto dalla normativa, analizzando la natura dei dati che già tratti e che tratterai in futuro, prendendo visione delle definizioni di dati elencati nei vari punti dell’art 4 del GDPR quali ad esempio dati sensibili, dati particolari etc., e delle modalità di trattamento degli stessi.

Ti possiamo aiutare? Certo, il GDPR è uno dei nostri focus principali.

4. GDPR: STRATEGIA E ASSESSMENT

Il primo passo da compiere consiste nella pianificazione e nello stabilire una giusta strategia gestionale, è importante pertanto saper condurre le giuste analisi, identificare e misurare gli scostamenti normativi ed operativi rispetto al GDPR e, analizzandone le novità essenziali introdotte, allinearsi con il suo contenuto e attuare un processo volto alla messa in regola.

5. GDPR: NOMINA DI UN DPO

Il DPO (Data Protection Officer) è una figura che deve possedere sia competenze giuridiche che informatiche per quel che concerne l’analisi del rischio.

E di fondamentale importanza che la tua azienda nomini un DPO in modo da consentire un efficiente adeguamento al GDPR.

Quali sono i compiti del DPO?

Si occuperà di osservare, valutare e organizzare la gestione e la protezione dei dati personali per far sì che questi siano trattati nel rispetto delle normative privacy europee e nazionali assicurandosi così che tutte le norme siano applicate in modo ineccepibile, proteggendo la tua azienda dalle sanzioni.

6. GDPR: RISPETTO DI IMPORTANTI PUNTI CARDINE

Per potersi mettere in regola sarà necessario il rispetto di numerosi adempimenti quali:

  • stesura e modifica della documentazione: es. informativa e informazioni più chiare e complete sul trattamento, consenso, strumenti di garanzia anche on line
  • approccio basato sul principio della responsabilità e sulla valutazione del rischio che premia i soggetti più responsabili (Accountability e Risk Management);
  • più tutele al diritto all’oblio;
  • limiti alla possibilità per il titolare del trattamento di adottare decisioni solo sulla base di un trattamento automatizzato di dati (profilazione);
  • libertà di trasferire i propri dati in un mercato digitale più aperto alla concorrenza (portabilità dei dati) e garanzie rigorose per il trasferimento dei dati al di fuori dell’Unione Europea (trasferimento extra UE);
  • semplificazioni per i soggetti che offrono maggiori garanzie e promuovono sistemi di autoregolamentazione (codici di condotta e certificazioni);
  • individuare ruoli e responsabilità;
  • definire le politiche di sicurezza e valutare i rischi;
  • valutare l’impatto sulla protezione dei dati personali;

7. GDPR: CREARE UN REGISTRO DEI TRATTAMENTI FUNZIONALE:

Sulla base dell’art.30 del GDPR è necessaria la creazione da parte di ogni titolare del trattamento e, ove applicabile, dal suo rappresentante di un registro delle attività di trattamento.

È fondamentale, in ottica compliance, non fermarsi al puro testo letterale dell’articolo bensì sottolineare che i dati contenuti al suo interno dovranno essere di facile ed intuitiva lettura da parte di tutti i soggetti interessati.

Questo in virtù del fatto che, affidarsi a dei professionisti che garantiscano un’elaborazione funzionale e proattiva del registro, garantirà all’azienda di poter disporre di un processo organizzativo schematico e semplice nella modifica e implementazione di nuovi elementi.

8. GDPR: MISURE PREVENTIVE DATA BREACH

Una delle principali novità introdotte dal GDPR rispetto alla direttiva precedente è l’introduzione dell’obbligo di notifica e comunicazione da parte del Titolare del trattamento dei dati in presenza di un Data Breach ovvero di violazioni di dati personali che possano compromettere le libertà e i diritti dei soggetti interessati.

Per la tua azienda è essenziale studiare un modo efficace per evitare il verificarsi di un Data Breach attraverso l’applicazione di misure preventive idonee quali la riduzione della quantità di dati e informazioni archiviate, l’utilizzo della crittografia end-to-end e di password più complesse.

9. GDPR: METTERE ALLA PROVA LE MISURE ADOTTATE

Dopo aver portato a termine il processo organizzativo preliminare sopraelencato, che consiste nella pianificazione della strategia più adatta, previa verifica della conformità totale o parziale alla nuova normativa e l’identificazione delle aree prioritarie sulle quali intervenire, è necessario mettere alla prova la buona riuscita dell’adeguamento normativo e tecnologico; sarà necessario attuare tutte le misure tecniche, attraverso una verifica su controlli e misure di protezione, per evitare di incorrere nelle sanzioni previste.

10. GDPR: AGGIORNAMENTO

Il processo di adeguamento del GDPR non prevede il raggiungimento di un traguardo, ma consiste in un processo che necessità un continuo monitoraggio.
Sarebbe utile quindi per la tua azienda pianificare una revisione annuale, creare un metodo di intervento e aggiornamento continuo in modo tale da continuare operare i dovuti accorgimenti nel lungo periodo.

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